Jan Jennissen functionaris gegevensbescherming

Voor De Windvogel is het belangrijk om correct met de gegevens van onze leden om te gaan. Zeker omdat wij niet alleen persoonsgegevens van onze leden hebben, zoals adresgegevens, maar ook financiële gegevens. Uiteraard hadden wij dit al hoog in het vaandel staan, maar nu de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op 25 mei van kracht ging, hebben we samen met adviseur Auke ten Hoeve een privacybeleid opgesteld waarin al onze processen rondom het bewaren en verwerken van gegevens staan vastgelegd. Dit beleid moet in de ALV door de leden worden vastgesteld. Om ervoor te zorgen dat we dit beleid goed uitvoeren hebben we binnenkort een Functionaris Gegevensbescherming (FG). Jan Jennissen zal deze taak op zich nemen.

Jan Jennissen, die op dit moment nog de ledenadministratie op zich neemt, legt uit wat zijn nieuwe functie bij De Windvogel inhoudt. Op de vraag of hij zijn nieuwe functie naast de ledenadministratie zal blijven doen antwoordt hij: “lk stop als ledenadministrateur -zodra wij ons nieuwe ledenadministratie systeem hebben-, want die functie is niet goed te combineren met de taken van een functionaris gegevensbescherming. Die petten moet je gescheiden houden.”

Een FG is de persoon die erop toeziet dat de wetgeving op het gebied van gegevens bescherming op een goede manier wordt toegepast. In de wet is vastgelegd dat de secretaris van een organisatie de verantwoordelijke is voor de gegevensbescherming. Jan Jennissen is bij de Rijksoverheid in dienst als Security Officer, daardoor is hij zeer goed op de hoogte van alles dat nodig is voor een goede bescherming van de gegevens van de leden.

Wat ga je precies doen als FG?
“Van alle processen die met gegevensadministratie te maken hebben gaan we een beschrijving maken. Welke informatie bewaren we van onze leden en waarom? Ook ga ik vastleggen op welke termijn de gegevens vernietigd worden als mensen niet meer lid zijn en erop toezien dat dit op de juiste manier gebeurt.
Het is belangrijk om je steeds af te vragen waarom je bepaalde gegevens bewaart. Het beste is om zo min mogelijk gegevens van de leden administreren. Voor alles dat je bewaard moet een reden zijn. Het privacybeleid is wat mij betreft een levend do-cument. Het kan steeds worden verbeterd, daar moeten we als vereniging naar blijven kijken.”

Gaat het alleen om administratie van gegevens?
“Ook op de website hebben we aanpassingen gedaan om de privacy van onze websitebezoekers zoveel mogelijk te beschermen. De cookies op de website hebben we zo veel mogelijk ‘uitgekleed’ zodat alleen het minimale dat noodzakelijk is voor de website wordt gebruikt. Bezoekers van de website kunnen ervan op aan dat er geen gegevens kunnen worden ingezien door anderen. Op het ledendeel van onze website hebben we Google analytics (een tool om de websitebezoekers en hun activiteiten te kunnen volgen, red.) helemaal uitgezet, zo worden de gegevens van onze leden op-timaal beschermd.”

Kunnen leden informatie krijgen over welke gegevens wij van hen bewaren?
“Leden kunnen deze informatie bij De Windvogel opvragen. Ook daarom is het van belang dat we niet meer dan nodig vastleggen, zo kunnen we makkelijk rapporteren als dat nodig is.”

Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens het bezoek aan een website op bijvoorbeeld uw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. In dit tekstbestand wordt informatie opgeslagen. Deze informatie kan bij een later bezoek weer worden herkend door deze website. En soms kan ook een andere website de cookie lezen en er informatie in opslaan.
Sommige cookies zijn noodzakelijk. Omdat de website het anders niet doet. Er zijn ook cookies die handig zijn voor de bezoeker. Bijvoorbeeld omdat hij onthoudt in welke taal u de website wilt lezen.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *